Advies: Hoe selecteer ik een internet bureau

Bedrijven worden steeds kritischer bij het kiezen van een webbouwer en/of design bureau. Deze trend is logisch omdat in deze tijden investeringen gericht moeten plaats vinden en er geen ruimte is voor verkeerde beslissingen. De keuze voor een professionele en passende partij is daarbij van essentieel belang. Maar hoe vind je nu een dergelijke partner en platform. Dit artikel over het ‘webbouwer selectie traject’ geeft een helder overzicht van de stappen die je moet doorlopen om van strategie naar live-gang te gaan. Daarbij borduren we voort op de door ons gegeven workshop “Hoe selecteer ik een goede webbouwer?” (video) op de webwinkel vakdagen 2010.

De koninklijke weg

Er zijn verschillende manieren om van een bedrijfsstrategie te komen tot de livegang van een nieuwe/verbeterde website. In de figuur hiernaast is de koninklijke weg te zien met daarin de aandachtspunten en concrete stappen die nodig zijn. Echter, afhankelijk van het type opdracht kunnen stappen worden samengevoegd of weggelaten. Een belangrijk en vaak onderschat onderdeel van deze koninklijke route naar succes is de selectie van een partij die de daadwerkelijke website gaat bouwen (de blauwe stappen in de afbeelding). In dit artikel bespreken we welke concrete stappen nodig zijn voor de webbouwer selectie. Daarbij gaan we kort  in op een viertal stappen die gebruikelijk zijn bij dit soort leverancier selecties. Voor een uitleg over de overige te nemen stappen (de groene stappen in de afbeelding) kunt u o.a. terecht bij de volgende artikelen:

• Business Plan opstellen en de samenhang daarvan met IT
• Internet Strategie en Multichannel Strategie (tweede artikel)
• Programma van Eisen
• Grip op website-ontwikkeling (bouw, testen en livegang)

Webbouwer selectie

Leverancierselectie

Veel organisaties gebruiken een webbouwer selectie traject als pressiemiddel tegen hun huidige leverancier om tot kostenreductie te komen. Aangezien een internet bureau selectie veel geld, tijd en moeite kost van zowel de leverancier als uw eigen bedrijf  is dit niet aan te raden. De kostenreductie op korte termijn weegt namelijk vaak niet op tegen de gemiste winsten die mogelijk zijn met een lange termijn relatie. Beter is het om vanuit het vertrouwen van uw partnership met de leverancier te werken aan kostenreducties (mits het om een lange termijn relatie gaat). Het kiezen van een webbouwer, designer of internet bureau hoort dan ook als belangrijkste doel de selectie van een leverancier die het beste past bij de uitdaging van uw organisatie te hebben. Om een goed beeld van de leverancier te krijgen is het nodig om de volgende 4 issues te doorlopen.

1. Het RFP-document

Het versturen van een offerteverzoek (Request For Proposal) heeft meerdere doelen waarvan de belangrijkste professionalisering van het inkoopproces is. Daarnaast helpt een RFP de softwareleverancier bij het opstellen van een goede en complete offerte. Door duidelijk te omschrijven voor welk probleem er een oplossing wordt gezocht kan de leverancier namelijk een beter antwoord formuleren in haar offerte. Verder dwingt een offerteverzoek de vragende partij goed na te denken over wat men nu eigenlijk wil hebben. Uiteindelijk vergroot dit alles dan ook de kans op het succesvol slagen van een partnership met de leverancier. Op basis van een goede RFP hoopt het bedrijf uiteindelijk offertes te ontvangen waarbij een juiste inschatting van de kosten is gegeven en op basis waarvan men een goede selectie van de beste partij kan maken.

Meer informatie over het opstellen van een dergelijke RFP kunt u vinden in ons artikel: Hoe schrijf ik een Request For Proposal. Daar vindt u ook een Word-template die u hiervoor kunt gebruiken.

2. Shortlist met internet bureaus

Nadat u het RFP-document heeft geschreven kunt u de verschillende leveranciers gaan benaderen. Het hangt van de opdracht af hoeveel dit er zijn. Voor de bouw van een webshop/website zijn dit vaak tussen de 3 en 5 leveranciers. Op internet zijn diverse overzichten te vinden van internet bureaus en softwarebedrijven in Nederland. Denk daarbij bijvoorbeeld aan: iLocal, LinkedIn, Webguide.nl of IT Directory. Op basis van deze lijsten kunt u een voorselectie maken met leveranciers die het RFP zullen ontvangen. Bij het kiezen van de juiste partij dient u met de volgende zaken rekening te houden in uw voorselectie:

1. De locatie van de leverancier: Is er veel fysiek overleg nodig? Zoja, hoever bent u bereid te reizen?
2. Het aanbod van de leverancier: Levert het internet bureau wel de juiste software en diensten?
3. Ervaring: Heeft de webbouwer relevante ervaring? Let hierbij speciaal op ervaring met specifieke en niet-standaard skills zoals bijvoorbeeld koppelingen met andere systemen.
4. Continuïteit, professionaliteit en bedrijfsgrootte: Past de partner bij uw bedrijf? Ter illustratie: een bedrijf als Hema zoekt natuurlijk geen 1mansbedrijf als partner. Via Google is het verstandig om te kijken of het bedrijf negatief in het nieuws is geweest en vaak valt er uit de bedrijfswebsite/linkedin/ilocal wel te bepalen hoe groot de leverancier is.

3. De Pitch

Nadat u de bedrijven de tijd heeft gegeven om schriftelijk te reageren op het RFP kunt u gericht vragen stellen tijdens de pitch. In een pitch geeft u de leverancier eerst de ruimte om zichzelf voor te stellen en een korte presentatie te geven toegespitst op uw uitdaging. Daarna is er ruimte om gericht vragen te stellen over bijvoorbeeld het RFP. Op deze manier kunt u doordringen tot de kern en testen of de offerte pure verkooppraat bevat of niet. Daarnaast is het belangrijk om alvast kennis te maken met het team waarmee samengewerkt moet worden.

Tijdens de pitch is het verstandig om aantekeningen te maken. Als alle leveranciers namelijk aan het woord zijn geweest is het lastig om deze later nog uit elkaar te houden. Tevens kan er gebruik worden gemaakt van een beoordelingsformulier die ingevuld wordt na iedere pitch presentatie.

4. Besluitvorming

Nadat uw de pitches heeft gehad en de offertes heeft doorgelezen is het tijd om tot een besluit te komen. Geef van te voren duidelijk intern aan wie de uiteindelijke beslissing gaat nemen en op welke punten wordt gelet. Dit voorkomt eindeloze discussies tussen de betrokkenen. Let er op dat u ook het projectteam erbij betrekt, zij zijn tenslotte de personen die met de leverancier moeten samenwerken. Probeer tot een eerlijke vergelijking te komen op basis van de gestelde selectiecriteria. Stel aan de hand van de pitch beoordeling een top 3 samen. Kijk daarna of de inhoud van de offertes deze top 3 beïnvloeden of niet. Vervolgens is het zaak om samen proberen een besluit te nemen zodat het draagvlak voor de leverancierkeuze aanwezig is ter bevordering van de relatie met de leverancier. Uiteindelijk neemt de aangewezen persoon op basis van de groepsdiscussie een besluit. Enkele selectiecriteria om tot een besluit te komen kunnen zijn:

• Ervaring (welke referenties?)
• Professionaliteit (is de kennis up to date?)
• Houding (pro-activiteit, interesse, en klik met projectteam)
• Voorgestelde oplossing (Sluit deze aan bij de uitdaging)
• Kwaliteit/prijs

De juiste aanpak

Zoals met zoveel dingen in het leven is er geen standaard aanpak voor een webbouwer selectie. Iedere opdracht is anders en heeft haar eigen aanpak.  In dit artikel hebben wij echter getracht om duidelijk aan te geven welke issues er spelen bij een internet bureau selectie. Op deze manier kunt u gestructureerd en onderbouwd tot een besluit komen. Na uw keuze is het zaak om de leverancier op de hoogte te stellen en de benodigde contracten te onderhandelen en af te sluiten. Belangrijker is het echter dat er vertrouwen in de relatie ontstaat zodat er optimaal samen kan worden gewerkt aan de uitdaging. Onderschat dus niet het belang van een goede leverancier selectie.

Indien u hulp nodig heeft bij het schrijven van een offerteverzoek kunt u natuurlijk altijd contact met ons opnemen! Wij bieden verschillende vormen van ondersteuning aan bij uw Webbouwer selectie. Bekijk daarnaast ook de video van onze workshop ‘Hoe selecteer ik een goede webbouwer’ op de webwinkel vakdagen 2010.