Google Apps – Het virtuele kantoor

Werkt u slimmer met het nieuwe 2.0? In eerdere artikelen geschreven door Strategy on Demand wordt er regelmatig gesproken over Het Nieuwe Werken (HNW), Het Slimmer Werken (HSW) of Werken 2.0. In deze blog zal er worden besproken hoe Google Apps als tool kan fungeren om binnen deze vernieuwde dimensie een virtuele werkomgeving te creëren.

Virtuele werkomgeving

Virtuele werkomgeving? Een virtuele werkomgeving betekent voor veel mensen de vrijheid om te werken waar, wanneer en op welk moment zij kunnen en willen met behulp van internet. Dit levert verscheidene voordelen op voor zowel de werkgever als de werknemer. Naast een groter gevoel van vrijheid werkt het nieuwe werken versterkend voor een hogere mate van verantwoordelijkheid. Voor werkgevers biedt het tevens mogelijkheden voor een meer flexibele inzet van werknemers.

Om bovengenoemde te integreren binnen een bedrijf zal de focus niet alleen op het personeel moeten liggen maar ook op de bedrijfstechnische kant. Er dient een omgeving (kantoor) gecreëerd te worden die werknemers in staat stelt en motiveert om het “Slimme Nieuwe Werken 2.0” te omarmen. Oftewel, de virtuele omgeving! Google Apps is een platform die hiervoor een fundament legt.

Cloud

Google Apps is gebaseerd op het cloud-principe waarbij informatie voor en door iedereen overal toegankelijk en up-to-date is. Google Apps Documents geeft medewerkers bijvoorbeeld de mogelijkheid simultaan te werken in documenten, via het internet en dus real-time. Dit bevordert de (mate van) samenwerking. En met Google Sites wordt een intranet gecreëerd die documenten digitaal centraliseert waardoor informatie voor medewerkers overal toegankelijk is. Daarnaast zijn er nog tal van zakelijke web applicaties die naadloos integreren met Google Apps. Ook Strategy on Demand gebruikt sinds kort Google Apps. Het is even wennen, je stuurt bijvoorbeeld geen e-mail meer met een verwijzing naar een bestand in de bijlage. Je verwijst gewoon naar de locatie in Google Apps (Sites) waar het document is opgeslagen. Of je communiceert de locatie van het document via de chat mogelijkheid.

Google Apps wordt nu al door verschillende toonaangevende bedrijven gebruikt, zoals Ahold, KLM, Specsavers en recentelijk de Universiteit van Amsterdam (Google Apps for Education). Geduchte concurrent van Google Apps is uiteraard Microsoft Sharepoint. Recent heeft Microsoft haar (cloud-) suite uitgebreid met Microsoft 365. Daarmee is de strijd losgebarsten en zullen we de komende tijd zeker nog bliksemschichten zien en donderslagen horen in de clouds.