Het nieuwe (samen)werken

Web2.0, Google Docs, Google Reader, Google Wave, SharePoint, Twitter, Basecamp.. dit zijn enkele termen/tools die afgelopen maanden ononderbroken in de belangstelling staan en vaak geassocieerd worden met het nieuwe werken. Uiteraard is het simpelweg implementeren of in gebruik nemen van deze tools niet voldoende om daadwerkelijk op een nieuwe manier te werken.

Maar wat is eigenlijk het nieuwe (samen)werken? Waarin verschilt het van het oude (samen)werken en hoe kunt u profiteren van de moderne middelen om beter uw werk voor elkaar te krijgen? Hier is geen eenduidig antwoord op, werken heeft voor iedereen namelijk een andere betekenis. Wel is er een grotere trend gaande, die het functioneren van het bedrijfsleven en de overheid drastisch zou kunnen veranderen. In deze post bespreek ik deze trend.

Techno-logisch?

Veel mensen hebben het idee dat het nieuwe werken heeft te maken met het gebruiken van de moderne tools, die vaak web-based zijn en in de afgelopen paar jaar populair zijn geworden. Het gebruiken van Google Documenten om je bestanden op te slaan en te delen met anderen, Google Reader om je vaknieuws te lezen en te delen met je collega’s en Twitter om je collega’s op de hoogte te houden van waar je mee bezig bent.

Technologie speelt zeker een rol bij het aannemen van nieuwe werkmethoden, maar technologie is geen fix-it-all oplossing, de grootste verandering zit in de mind-set en manier van communiceren van mensen. Een interessant en typisch voorbeeld is een fictief bedrijf waar men besluit om SharePoint in te zetten om gezamenlijk documenten te delen en beter samen te werken. Zoals alles in dit fictieve bedrijf, wordt ook SharePoint top-down geïmplementeerd en krijgen mensen de opdracht vanaf nu al hun documenten op het intranet te zetten. Omdat het bedrijf eigenlijk alleen maar gewend is per mail en telefoon te communiceren en nog maar net is overgestapt van de papieren mappen, wordt deze SharePoint implementatie geen succes. Los van een paar jonge medewerkers, die thuis gewend zijn alles in Google Docs te doen, wordt het niet gebruikt. Ieder document dat zij op SharePoint zetten wordt door hun collega’s uitgeprint en op hun eigen computer bewerkt.

Alhoewel overdreven, is bovenstaand een typisch voorbeeld van de clash tussen ‘oud denken’ en ‘nieuw werken’ binnen bedrijven. Een oplossing voor bovenstaand zou creatieve destructie kunnen zijn (Schumpeter), waarbij werkprocessen uit elkaar worden gehaald en vervolgens creatief opnieuw worden opgebouwd. Dit kan door bijvoorbeeld kleine teams in te stellen die voor zichzelf de beste manier van (samen)werken mogen bepalen. ICT is hierin ondersteunend en niet zozeer dwingend. Deze verschillende benaderingen laten zien dat technologie an sich niet bepaalt hoe mensen werken, het nieuwe werken draait dus niet om technologie.

Waar draait het om en waar gaat het naar toe?

In de huidige online maatschappij is de trend van ‘heft in eigen handen’ zeer zichtbaar. Consumenten krijgen steeds meer macht op het internet en de nieuwe generatie werknemers heeft veel eisen. Alles moet snel en informatie moet daarbij real-time worden gedeeld. Hoe heeft dit zijn uitwerking op organisaties?

Organisaties moeten zich, al is het naar hun klanten toen, zodanig aanpassen dat deze klant informatie over het bedrijf direct kan zien en direct op de hoogte wordt gehouden van nieuwe diensten en producten. Twitter is een zeer krachtig en populair middel aan het worden, waar bedrijven zoals Coca Cola, Microsoft, Google, HTC en natuurlijk de wat kleinere bedrijven een goede marketing tool in hebben gevonden. Nieuws wordt voor het eerst en real-time via deze kanalen aangeboden, zodat de consument direct op de hoogte is van nieuwe acties. Deze externe oriëntatie heeft op lange termijn ook invloed op de interne organisatie. Informatie moet immers ook snel naar het Twitter account worden gestuurd en intern is flexibiliteit vereist voor de interactiviteit die de klant verwacht. In de nieuwe maatschappij verdwijnt ook deels het ‘wij-zij’ gevoel van consument vs. bedrijven en wordt het communicatie van mens tot mens.

Wat moet mijn bedrijf nu doen?

In ieder geval niet forceren. Bedrijven die vanuit het oude denken Twitter zien als een nieuw marketing-kanaal worden genadeloos afgeschoten in de digitale wereld. In deze wereld bestaan namelijk geen marketing-kanalen, alleen directe en eerlijke communicatie. Een goed advies is om het olievlek effect toe te passen.

• Creëer een jonge, actieve marketing afdeling, die zich het eerst richt op de moderne media.
• Laat vervolgens intern een (digitale) ideeënbus lopen, waar iedereen zijn of haar ideeën met betrekking tot het beter of slimmer werken kan deponeren.
• Gebruik deze waardevolle informatie om mensen vervolgens te helpen hun optimale manier van communiceren te bereiken.
• Communiceer dit ook met de ICT afdeling.
• Stap over de angst van loslaten van de oude infrastructuur, kijk hoe andere organisaties deze stap hebben overwonnen. Gebruik van Google Docs is veiliger dan SharePoint, zelfs al is Google Docs een online dienst.
• Luister naar je klanten. Als het kanaal eenmaal is geopend, krijg je veel feedback. Neem dit constructief op, de klant laat je weten hoe hij of zij wil worden behandeld. Klant in de nieuwe wereld is geen koning, maar het revolutionaire volk!

En dan?

Zelfs al volgt u al deze adviezen op, dit betekent niet dat uw bedrijf vanaf morgen het nieuwe werken beheerst. Dit vraagt om een culturele omslag en een omslag in denken. Bedenk ook dat niet iedereen open staat voor deze vernieuwing, forceer dit niet, luister ook naar deze mensen, zij hebben ook een reden om hun visie te behouden!

Het zal wat tijd vergen, wat moeite en wat financiële investeringen, maar daartegenover staat dat uw organisatie klaar is voor de toekomst en een stuk efficiënter en effectiever werkt. Een essentiële slag, wilt u uw organisatie goed leiden naar de moderne maatschappij.