Hoe schrijf ik een Request For Proposal?

Regelmatig krijgen we het verzoek van onze klanten om een Request for Proposal, ook wel bekend als offerteverzoek, te schrijven. Een Request for Proposal (RFP) stelt u op als u opzoek bent naar een (nieuwe) leverancier. Het valt ons met name op dat er nu, in tijden van economische teruggang, steeds meer offerteverzoeken worden verstuurd. Natuurlijk is dit het logische gevolg van kostenbesparingstrajecten waarin opzoek wordt gegaan naar een goedkopere leverancier. Maar hoe ziet een goed offerteverzoek er eigenlijk uit? In dit artikel bespreken wij waaraan een RFP voor de selectie van softwareleveranciers moet voldoen.

Een Request for Proposal

Het versturen van een offerteverzoek heeft meerdere doelen waarvan de belangrijkste professionalisering van het inkoopproces is. Daarnaast helpt een RFP de softwareleverancier bij het opstellen van een goede en complete offerte. Door duidelijk te omschrijven voor welk probleem er een oplossing wordt gezocht kan de leverancier namelijk een beter antwoord formuleren in haar offerte. Verder dwingt een offerteverzoek de vragende partij goed na te denken over wat men nu eigenlijk wil hebben. Uiteindelijk vergroot dit alles dan ook de kans op het succesvol slagen van een partnership met de leverancier. Op basis van een goede RFP hoopt het bedrijf uiteindelijk offertes te ontvangen waarbij een juiste inschatting van de kosten is gegeven en op basis waarvan men een goede selectie van de beste partij kan maken.

Maar hoe schrijf ik eigenlijk een RFP? Sommige bedrijven kennen een RFP in de vorm van een dik document met allerlei eisen. Helaas leidt dit zelden tot een echt goede offerte. Daarom is het van belang om een goede structuur aan te houden bij het opstellen van een offerteverzoek. De standaardstructuur die wij gebruiken voor de selectie van softwareleveranciers kunt u vinden in onderstaand word-document. Download gerust ons voorbeeld van een offerteverzoek voor eigen gebruik.

Voorbeeld offerteverzoek
(Request For Proposal)

A. Introductie & Scope:

In de eerste sectie van het offerteverzoek staat de inleiding van de opdracht centraal. U legt duidelijk uit wat de aanleiding is van het traject en op basis van welke punten er een selectie zal plaatsvinden. Daarnaast is het aan u om te zorgen voor een duidelijke planning van het traject waarin de verschillende deadlines naar voren komen. Verder dient u aan te geven volgens welke indeling u het antwoord van de softwareleverancier, dus de offerte, wilt ontvangen. Door de offertes namelijk volgens een standaard structuur te laten opbouwen zullen deze gemakkelijker met elkaar te vergelijken zijn. Vergeet niet om duidelijk aan te geven welke onderdelen van het RFP, zoals een Requirement Study (RQS) in de bijlage, relevant zijn voor opstellen van de verschillende onderdelen van de offerte.

B. Partner Profiel & Functionele Eisen:

De paragrafen die onder sectie B vallen zijn gevuld met vragen die u beantwoord wilt zien (zie voorbeeld). Door de juiste vragen te stellen dwingt u de leverancier namelijk tot het opstellen van een complete offerte. Allereest wilt u meer weten over het profiel van de partnerorganisatie: Hoe is de financiele situatie van de leverancier? Over welke relevante ervaring beschikt de partner? Welke partijen worden er betrokken bij het uitvoeren van het project?
Vervolgens vraagt u naar de project aanpak van de leverancier. Uit wie bestaat het project team? Wordt er gewerkt volgens SCRUM-methodiek? Welke planning stelt de leverancier voor?
Verder is er ruimte om vragen te stellen over de functionaliteiten en eisen die er gesteld worden aan het project (bijvoorbeeld het bouwen van een website). Vraag de leverancier bijvoorbeeld of deze kan voldoen aan de requirements indien deze zijn opgenomen als bijlage. Of stel vragen als: Welke navigatiestructuur stelt u voor? Hoe is uw visie op het gebruik van sociale applicaties binnen de nieuwe website?

C. Commerciele Vragen en Voorwaarden:

Tenslotte concluderen wij het offerteverzoek met een commerciele sectie. Hierin staan alle vragen die u heeft omtrent de betalingsvoorwaarden van de leverancier. Ook probeert u hier duidelijk te krijgen hoe financiele risico’s beperkt worden door de tegenpartij. Centraal staat hierbij het financiele overzicht. Probeer zo compleet mogelijk te specificeren welke financiele posten terug moeten komen in het kostenoverzicht van de offerte. Dit kan natuurlijk ook in een Excel-bestand die als bijlage wordt toegevoegd. Op deze manier kunt u de verschillende offertes ook financieel beter met elkaar vergelijken.

Tot Slot:

Het maken van een goede offerteselectie kost veel tijd, geld en inspanning, zowel bij de opdrachtgever als de leverancier. Om deze selectie te vergemakkelijken is het van groot belang om door middel van een RFP de leverancier te dwingen tot een vergelijkbare en complete offerte. Dit doet u door het expliciet maken van uw verwachtingen door het stellen van vragen. De overige informatie, zoals Requirement Studies en IT-architectuur schema’s, kunt u bijvoorbeeld toevoegen als bijlages. Zo voorkomt u dat het overzicht verloren gaat.

Indien u hulp nodig heeft bij het schrijven van een offerteverzoek kunt u natuurlijk altijd contact met ons opnemen! Wij bieden verschillende vormen van ondersteuning aan bij uw Webbouwer selectie.

Artikel doorsturen: