In grote organisaties is het gebruik van Open Source-software of Web 2.0 applicaties nog steeds taboe. Het gros gebruikt Microsoft Windows, Oracle Databases, Exact Document Management, Microsoft Office, SAP en Microsoft SharePoint. De argumentatie is veelal ijzersterk; de leveranciers zijn betrouwbaar, de service is goed, de software is veilig en je bent verzekerd van continuïteit.
Afgelopen jaren is er echter steeds vaker een ander geluid te horen. Zo ging de Duitse stad München in 2003 een partnership aan met SuSE Linux, zijn veel organisaties overgestapt op Google Search Appliance als interne zoekmachine, gebruiken vele marketing bureau’s al geen Microsoft Office, maar Google Apps en denkt de medische sector er zelfs aan over te stappen naar Google Health in plaats van het Elektronisch Patiënten Dossier.
Argumenten om de overstap te maken zijn; de (veel) lagere prijs, continue verbeteringen, betere integratie, gemakkelijk maatwerk en een brede, vaak gepassioneerde, user base. Heeft u al nagedacht over een eventuele overstap?
The big boys
Microsoft, Oracle, Lotus, SAP, Exact en IBM. Dit zijn de grote jongens die op dit moment het speelveld binnen (even) grote organisaties domineren. Ieder van hen heeft een prima staat van dienst met grote, organisatiebrede applicaties. In de meeste gevallen worden op maat gemaakte offertes opgesteld, waarin complexe licentiesystemen worden toegepast. Implementatietrajecten nemen meestal meerdere maanden in beslag en worden breed uitgerold. Gezien de grote investering in tijd, worden updates periodiek en voorzichtig na uitgebreid testen toegepast. De kosten van de applicaties lopen vaak in de tientallen duizenden Euro’s, maatwerk is vaak erg moeilijk en aanpassingen en service worden met tientallen Euro’s per uur bekostigd. Deze investering belooft bovendien niet dat men hier daadwerkelijk goed mee kan werken.
Status quo
Deze benadering is voor complexe bedrijfssystemen noodzakelijk. Voor overige applicaties wordt echter dezelfde benadering gehanteerd, terwijl daar vaak andere factoren relevant zijn. Het is voor grote organisaties moeilijk dit soort scenario’s te onderscheiden en te ontwijken. Stabiliteit, garantie voor doorwerken en het centraal beheren van applicaties zijn voor alle applicaties de drijvende factoren. Het laatste wat een IT afdeling wil, is de schuld krijgen van het onbereikbaar of off-line zijn van applicaties, data-lekken of instabiel systeem. IT management lijkt hierbij op het zogenaamde ‘CYAE’, ofwel het ‘Cover Your Ass Engineering’.
Het nadeel van deze situaties is dat er weinig innovatie plaats kan vinden en dat, door de gebruiker als koning te zien, veiligheid en stabiliteit leidend zijn boven functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid. Een goed voorbeeld van hoe het anders kan is Apple. Met dezelfde technologie ter beschikking, heeft Apple een geheel andere koers gekozen dan Microsoft. Het is ‘leuker’ om met Apple te werken en de hele creatieve sector draait op deze alternatieve benadering. Wat is het verschil?
Gewenning en verantwoording
Het grootste verschil zit in gewenning en verantwoording. De strategie om het veiligste pad te kiezen lijkt in sommige gevallen paradoxaal; veilige paden (gewenning) zijn weinig innovatief, waardoor men al snel de behoefte heeft aan een andere applicatie. Het vormen van deze behoefte is echter juist het risico dat het veilige pad moest omzeilen. Het kiezen van een andere oplossing, zoals bijvoorbeeld minder functionaliteit tegen meer gebruiksvriendelijkheid of minder geld lijkt op voorhand een slechte keuze. Bedenk echter dat meer gebruiksvriendelijkheid de applicatie ‘leuker’ maakt om mee te werken en het niet-bestede geld kan worden besteed om maatwerk te verrichten waar de interne klant behoefte aan heeft gekregen.
Vaak wordt er blindgestaard op functionaliteit. Dit is het stuk verantwoording. Een IT manager moet verantwoorden waarom de keuze is gevallen op een applicatie. Het argument ‘het ziet er leuk uit’ is natuurlijk minder aansprekend en moeilijker in geld uit te drukken dan ‘deze heeft meer functionaliteit’. Bovendien speelt er het juweliers-model, ‘deze applicatie kost meer.. daar moet een reden voor zijn’.
Open Source
Gratis of goedkope applicaties zoals Google Sites bieden minder ‘gewende’ functionaliteit. De applicaties zijn jong en zijn niet op maat gemaakt voor uw organisatie. Vaak zijn deze applicaties wel door veel meer gebruikers getest (individuele privé gebruikers) en worden deze wel zeer vaak geüpdate. Voor organisaties is het een zeer grote stap om buiten de box van de bekende spelers te stappen in de jonge wereld van deze software. Het loslaten van de huidige controle is voor de IT afdeling een doorn in het oog. Het is echter wel voor iedere organisatie aan te raden na te denken of deze controle bij de cultuur vande organisatie hoort en of juist het loslaten van de controle niet tot meer productiviteit zou leiden.
Conclusie
Alhoewel dit artikel Open Source software lijkt te prefereren, is dit absoluut niet de bedoeling. Het artikel is geschreven met het doel een andere kant van het verhaal te belichten, een kant die op dit moment sterk onderbelicht is in grotere ondernemingen.
Gezien de huidige ontwikkelingen op het gebied van beschikbare vrije software, is het voor iedere onderneming aan te raden te bedenken welke bedrijfsonderdelen zouden profiteren van het gebruik van andere applicaties. Een scherpe blik op trends en mogelijkheden is hiervoor vereist. Het goed toepassen van nieuwe eBusiness toepassingen en af en toe het ‘out-of-the-box’ kijken van de huidige middelen kan echter veel kosten besparen en het werken een stuk ‘leuker’ maken.
