Strategie, Organisatie en IT

Het is duidelijk dat de focus bij IT implementaties afgelopen jaren verschoven is van “wat zijn de mogelijkheden van het systeem?” naar “welk specifieke bedrijfsissue lost het systeem op?”. Steeds vaker wordt er aandacht besteed aan organisatorische inbedding en de IT-strategie. Veel organisaties stellen zo’n IT-strategie op, maar merken dat dit toch niet tot gewenste resultaten leidt. Hoe kan dit?

Wat is strategie, organisatie en IT?

Om onduidelijkheden te voorkomen, is het van belang eerst de definities goed op orde te hebben. Wat verstaan we onder ‘strategie’, onder ‘organisatie’ en onder ‘IT’? De bedrijfskundige definitie van strategie is in hoofdlijnen: plan van actie voor een periode van vijf tot 10 jaar (zie wikipedia). Hierin worden vaak de te behalen resultaten, de missie en de visie uitgebreid besproken. Hoe langer deze periode wordt, hoe algemener de strategie, daarom wagen veel organisaties zich niet aan deze verbredende stap.

Onder organisatie verstaan wij het interne organiseren (o.a. structureren, professionaliseren) van bedrijfsprocessen. Menselijke aspecten, zoals cultuur, tevredenheid en attitude, behoren ook bij de interne organisatie.

IT (informatietechnologie), wordt gebruikt om aan te geven dat het om een computer-gerelateerde oplossing gaat. Hieronder vallen websites, intranetten, portals, kennistools (SharePoint, livelink, etc.) alsook de electronische infrastructuur.

Wat zijn Strategie – Organisatie aspecten?

Bij het opstellen van een strategie (zowel extern als intern), hebben de meeste organisaties een entitatieve benadering, bijvoorbeeld “Wij zijn nu hier en wij willen daar zijn” Dit beperkt een bedrijf echter op veel aspecten. Zo is het omgaan met veranderingen al een stuk moeilijker (de omgeving verandert > doel moet meeveranderen) en kan een strategisch plan inderdaad niet én specifiek én voor een lange periode in de toekomst reiken.

Een interessant voorbeeld van hoe het óók kan, komt van een Japanse organisatie die al in de 19e eeuw is opgericht. Toen al stelde zij een strategisch plan op voor de komende 250 jaar (!) Hierin werd beschreven op welke manier tegen externe en interne issues aan zou worden gekeken en werd geen duidelijk einddoel waar de organisatie naar toe moest. Deze vrijheid verschafte de organisatie flexibiliteit, met optimaal behoud van cultuur en helderheid over hoe beslissingen gemaakt dienen te worden. Succes van Japanse bedrijven is mede te verklaren door deze procesmatige benadering, streven naar duurzaamheid en culturele visie op tijd. (zie ook: http://ideas.repec.org/p/fth/osakae/283.html)

Wat zijn Strategie / organisatie – IT aspecten?

Wat heeft dit nu in de praktijk te maken met IT-strategieën? Ook een IT-strategie kan op verschillende manieren worden opgesteld. Daarbij komt dat IT-systemen zeer snel verouderen. Dit maakt lange-termijn planning op een entitatieve manier erg moeilijk. In plaats van te kijken welke systemen de organisatie in de toekomst wil implementeren, zouden ook de volgende vragen gesteld kunnen worden

• Op welke manier willen wij met IT onze bedrijfsprocessen ondersteunen?
• Wie betrekken we bij het uitzoeken/inrichten van een IT systeem?
• Met welke leverancier kunnen we een duurzame relatie opbouwen, zodat we een betrouwbare, meedenkende IT-partner hebben?
• Welke invloed/rol zal IT in de toekomst hebben in onze bedrijfsvoering?
• Hoe zorgen we ervoor dat iedere werknemer een nieuw systeem verwelkomt en hiermee zo snel mogelijk efficiënt kan werken?

Een absolute vereiste om op deze manier de organisatie in te richten, is wel een open houding om op een andere manier te leren denken en de open houding om te realiseren dat eindgebruikers binnen een organisatie een grote rol dienen te vervullen bij het bedenken en inrichten van de IT-systemen en IT-strategie.

Conclusie

Strategieën worden veelal op een entitatieve manier opgesteld. Er wordt meer gekeken naar doelen en niet naar de processen waarop de doelen het best kunnen worden bereikt. Veel is te leren van ondermeer het Japanse organisatiedenken, waar de focus ligt op een algeheel begrip en inzicht in processen.

Dit denken kan ook worden toegepast bij het opstellen van een IT / eBusiness strategie. Vooral met de dimensie van de snelle systeemveroudering, is het aantrekkelijk om te kijken naar processen, in plaats van gewenste, vaste situaties.

Essentieel is en blijft de rol van eindgebruikers en open staan voor andere manieren van denken. Eenmaal daar, is dit echter zeker de onderscheidende factor voor succesvolle, innovatieve organisaties.