Transactiekostenmodel voor de sierteelt

De sierteelt sector wordt al jaren gekenmerkt door toenemende innovatie op het gebied van automatisering en eBusiness. Het is echter niet meteen duidelijk wat voor impact deze innovatie heeft op de kostenstructuur van de verschillende kwekers en kopers binnen de sierteelt. Florecom heeft daarom in samenwerking met InHolland en Strategy on Demand een transactiekostenmodel ontwikkeld waarmee kostenbesparingen inzichtelijk kunnen worden gemaakt. Hierbij wordt gekeken naar vier niveau’s voor besparingen: operationeel niveau, foutniveau, werkprocesniveau en strategisch niveau. Door middel van diverse interviews bij zowel kwekers als kopers zijn de besparingen die gerealiseerd worden door een beter gebruik van eBusiness tools te kwantificeren.

Volgens het transactiekostenmodel kan met behulp van eBusiness oplossingen nog veel bespaard worden. Zo kwamen de volgende verbeterpunten voort uit het onderzoek:

• Er zou veel bespaard kunnen worden door het digitaal communiceren van het aanbod. Momenteel gebeurt dat bij de meeste kwekers slechts in beperkte mate. Zo blijkt uit de metingen dat de verkoopafdeling gemiddeld 20% van haar tijd besteed aan het communiceren van het aanbod via bijvoorbeeld de telefoon of fax. Door structureel gebruik te maken van een webshop of digitale aanbodsberichten kunnen loonkosten worden bespaard.
• Ook blijkt dat ruim de helft van de orders bij de kweker binnenkomt via de telefoon. Dit resulteert erin dat de verkoopafdeling nog steeds 15% van haar tijd bezig is met het invoeren van orders en het maken van veilingbrieven. Door correct gebruik te maken van de beschikbare ordersystematiek hoeven de gegevens slechts één keer te worden ingevoerd en kan ook hier bespaard worden op loonkosten.
• Bij de kopers in de sierteelt liggen de besparingen vooral in het feit dat veilingbrieven gematched moeten worden met de interne inkooporders en vervolgens ingeboekt dienen te worden in het eigen administratiesysteem. Door gebruik te maken van de digitale ordersystematiek en de fysieke veilingbrieven te scannen kan dit proces worden geautomatiseerd. Dit resulteert in een besparing van 43% van de tijd die aan inkoopcontrole wordt besteed.
• Tevens vallen er nog kosten te drukken bij de administratie van de kopers. Momenteel is men bij de administratie ruim 70% van de tijd bezig met het controleren van binnengekomen facturen. Zodra facturen digitaal binnenkomen kan de boekhoudsoftware deze facturen automatisch controleren en afhandelen. Op deze manier valt ook hier ruimschoots te besparen.
• Verder wordt er 22% van de tijd van de inkoopafdeling besteed aan het bijhouden van het aanbod in het eigen systeem van de koper. Gebruik maken van de ordersystematiek zou ervoor zorgen dat dit automatisch zou gebeuren doordat de kweker deze informatie al heeft ingevuld. Ook hier zijn dus nog besparingen te realiseren.

Uit het onderzoek komt duidelijk naar voren dat er nog veel kansen zijn voor het realiseren van besparingen door de inzet van de diverse eBusiness tools zoals ordersystematiek, ERP-systemen en webshops. Deze besparingen zijn zowel bij de koper als de kweker te realiseren. In onderstaand rekenvoorbeeld worden deze procentuele besparingen op loonkosten gekwantificeerd.

Rekenvoorbeeld:

De kweker:
Uit het onderzoek blijkt dat de kweker in totaal ruim 36% van de tijd voor de verkoopfunctie kan besparen. In de gebruikte steekproef bestond de verkoopfunctie uit 0,5 FTE. Als we ervan uitgaan dat 1 FTE ruim 2500 euro per maand aan loonkosten met zich meebrengt kunnen we uitrekenen hoeveel een kweker kan besparen door een scherpere inzet van eBusiness tools:

De koper:
Uit het onderzoek blijkt dat de koper in totaal ruim 43% van de tijd voor de ingangscontrole, 22% van de tijd voor inkoop, en 35% van de tijd voor de administratie kan besparen. In de gebruikte steekproef bestond de ingangscontrole uit 3 FTE, de inkoopfunctie uit 5 FTE, en de administratie uit 3 FTE. Als we ervan uitgaan dat 1 FTE ruim 2500 euro per maand aan loonkosten met zich meebrengt kunnen we uitrekenen hoeveel een koper kan besparen door een scherpere inzet van eBusiness tools: